Для авторизации на текущем портале в Вашем профиле ЕСИА должно быть заполнено поле "Электронная почта"

Республиканские порталы Карта сайта Вход

Муниципальный район Хайбуллинский район Республики Башкортостан

Информация по электронным трудовым книжкам

2 февраля 2021
27
0

Информация для работы по электронным трудовым книжкам.

Изменения в Правила внутреннего трудового распорядка

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) — один из основных внутренних документов организации. В нем закреплены все основные положения, регламентирующие труд работников на предприятии — права, обязанности, режим труда и отдыха, меры взыскания и поощрения.

Правила издаются в соответствии со ст. 189 и 190 ТК РФ, а также ст.372 ТК РФ. Их утверждает работодатель с учетом мнения представительного органа работников (первичной профсоюзной организации) при ее наличии. Аналогичный порядок применяется и при внесении в них изменений, связанных с электронными трудовыми книжками.

Поскольку утвержденной стандартной формы ПВТР нет, каждый работодатель сам решает, в какой степени и в какой форме необходимо внести в этот документ изменения, связанные с внедрением электронных трудовых книжек.

Наиболее простой способ — отследить в тексте имеющихся ПВТР положения, связанные с трудовыми книжками, и дополнить их указаниями на их электронную форму. Ниже приведены образцы подобных формулировок в ПВТР:

  • Порядок заполнения сведений о трудовой деятельности и/или трудовой книжки регулируется действующим законодательством Российской Федерации.
  • При приеме на работу работник обязан предъявить трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые.
  • Работодатель обязан предоставить работнику (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом на работника ведется трудовая книжка) сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника.
  • В день прекращения трудового договора работнику выдается трудовая книжка или предоставляются сведения о трудовой деятельности в случае, если трудовая книжка не ведется по причине отказа работника от нее в установленном законом порядке или в случае, если работник был впервые принят на работу после 31 декабря 2020 года и ранее не имел трудового стажа.
  • Сведения о трудовой деятельности предоставляются работнику способом, который был затребован в его заявлении: в виде заверенного экземпляра на бумажном носителе или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

С образцом ПВТР, учитывающим новые требования законодательства, можно ознакомиться здесь.

Дополнительно можно включить в ПВТР положения, связанные с заменой бумажных трудовых книжек на электронные. Для этого необходимо продублировать установленный законом порядок уведомления работников, предоставления заявления и порядок выдачи трудовой книжки работнику.

Однако нужно учитывать, что указанные положения носят временный характер и требование об их включении непосредственно в ПВТР в законе отсутствует. Поэтому для целей осуществления перехода на ЭТК можно ограничиться изданием специального локального акта — приказа или распоряжения руководителя.

Дополнительное соглашение к коллективному договору.

Аналогичным с ПВТР образом сведения об электронных трудовых книжках вносятся и в коллективный договор. Там, где упомянуты обычные трудовые книжки, необходимо дополнить их упоминанием сведений о трудовой деятельности.

Согласно п. 1 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ, изменения в соглашения и коллективные договоры в связи с электронными трудовыми книжками должны приниматься после подготовки и обсуждения с уполномоченными представителями работников. Это соответствует обычному порядку внесения изменений в данный документ.

Вопрос о том, нужно ли изложить коллективный договор полностью в новой редакции, или заключить только дополнительное соглашение об изменении отдельного пункта, решается в каждой ситуации по-своему. Предлагаемые изменения и дополнения касательно только электронных трудовых книжек, скорее всего, окажутся не слишком значительными по объему. Поэтому допустимо внести их, заключив дополнительное соглашение к колдоговору. Если же весь текст коллективного договора устарел, может потребоваться полная его переработка.

Приказ о переходе на электронные трудовые книжки.

Если переходные положения о введении электронных трудовых книжек не были включены в ПВТР, они должны появиться в другом локальном нормативном акте. Его издание позволит соблюсти процедуру перехода, установленную действующим законодательством. В таком приказе будут назначены лица, персонально ответственные за соблюдение установленных норм.

Стандартной формы для подобных приказов не установлено. Поэтому его можно составить в любой удобной форме. Приказ должен содержать указания по важнейшим вопросам организации перехода на электронные трудовые книжки, в том числе:

  • назначение лиц, ответственных за взаимодействие с работниками, направление им уведомлений и сбор заявлений;
  • назначение ответственных за подачу форм СЗВ — ТД и СЗИ — ТД.

Приказ или распоряжение издается за подписью руководителя и оформляется по общим правилам документооборота и по принятой в организации форме. Ему присваивается порядковый номер, за которым он будет зарегистрирован в книге кадровых приказов или общей книге регистрации распоряжений руководителя по организации. Все упомянутые должностные лица подписывают уведомление об ознакомлении с ним.

Кто ответственное лицо?

Как правило, ответственным лицом за ведение электронных трудовых книжек назначается кадровик или бухгалтер организации (в малых предприятиях эти должности часто совмещаются).

Возможен также вариант, когда непосредственное взаимодействие с работниками относится к обязанностям специалиста кадровой службы, а сдача отчетности — к ведению бухгалтера.

Ведение электронных трудовых книжек должно быть внесено в должностную инструкцию этого лица.

Нужна ли доплата?

Вопрос о том, является ли ведение электронных трудовых книжек, рассылка уведомлений и прием заявлений от работников дополнительной обязанностью, за которую должна быть установлена доплата к окладу, является отрытым. В соответствии с п. 2 ст. 151 ТК РФ, доплата устанавливается за выполнение дополнительной работы, не предусмотренной трудовым договором в объеме, согласованном работником и работодателем.

Обязанности, указанные в должностной инструкции кадровика, обычно включают в себя заполнение всех видов кадровых документов, требуемых в соответствии с законодательством. Аналогично, должностная инструкция бухгалтера обычно включает сдачу всех требуемых видов отчетности. Исходя из этого, электронные трудовые книжки не потребуют доплаты.

Однако возможна и другая точка зрения, согласно которой действующие должностные инструкции не могут включать в себя обязанности, которые появились после их утверждения. Поэтому ведение электронных трудовых книжек — дополнительная обязанность, которая должна быть дополнительно оплачена.

С учетом возможных разногласий наиболее безопасным решением будет установить доплату сотрудникам, задействованным при оформлении электронных трудовых книжек.

В зависимости от организации, в связи с переходом на электронные трудовые книжки может потребоваться внесение изменений и в другие локальные нормативные акты.

 

Источник информации: интернет-ресурсы

 

  • Информация по электронным трудовым книжкам